Offentlige it-projekter - sådan undgår du katastrofer!
Dansk IT - en ikke-kommerciel interesseorganisation - udgav for nyligt rapporten “5 holdninger til statslige it-understøttede forretningsprojekter”. Allerede på forsiden signaleres en central pointe i rapporten, da ordet “it-projekter” er streget ud til fordel for “it-understøttede forretningsprojekter”.
Årsagen er, at alt for mange projekter i det offentlige - og private - der involverer it, reduceres til it-projekter. “Vi laver bare en 1:1-udskiftning!” “Vi moderniserer bare platformen!” Men nej, den holder ikke: al fornyelse, modernisering, udskiftning af it-systemer indeholder også nye muligheder og måske nye begrænsninger for forretningen, og da ingen offentlige institutioner er sat i verden alene for at drive it - end ikke Statens IT! - er det helt nødvendigt, at projekterne først og sidst tager afsæt i forretningens behov.
Som det anføres i rapporten: “It-anvendelsen skal understøtte forretningsudviklingen, dels ved en løbende korrektion, hvor it rettes ind efter de forretningsmæssige behov, dels ved proaktivt at udnytte it til skabe innovation i den måde forretningen drives på.”
Rapporten fra Dansk IT rummer mange andre gode pointer - og er da også forfattet af garvede folk fra området. Bl.a. slås det fast, at “business casen er projektets eksistensberettigelse, og at den skal være aktiv og styrende gennem hele projektet”. Det er også PACTORs erfaring, og derfor fokuserer vi meget på en gennemarbejdet og løbende vedligeholdt business case i vores projekter.
Men hos mange styrelser og institutioner hører man udsagn om, at “business casen er overflødig fordi kravet er politisk givet”, og “det ønsker vi ikke, da det vil påvise, at økonomien ikke hænger sammen - noget, vi må håndtere hen ad vejen”. Det er imidlertid en misforståelse, at business casen kun kan fokusere på, hvad et projekt koster, og om det ballancerer i forhold til bevillingen. Arbejdet med business casen er både med til at skabe en fælles forståelse for projektets formål og kompleksitet, og giver mulighed for en konkret diskussion af, hvad organisationen forventer at få ud af projektet - hvad enten det er i form af reducerede omkostninger, forbedret service eller mere effektive arbejdsprocesser.
Samtidig er business casen et vitalt værktøj til de løbende vurderinger af, om det enkelte projekt skal lukkes eller kan videreføres! Dansk ITs rapport foreslår, at bevillinger til projekterne gives hen ad vejen, og ikke som fastlåste rammer ‘up front’. Det kan være vanskeligt på den måde at undgå, at den frie kreativitet skaber unødigt dyre projekter, men holdes dette - i en business case - op imod de forventede og ønskede gevinster, har institutionens ledelse det nødvendige grundlag for at beslutte og prioritere projekter - og mulighed for at stoppe de mindst lovende, hvis ressourcerne alligevel skulle slippe op.
Business casen skal revurderes løbende. Det samme skal risikovurderingen! Kan business casen anvendes som et overordnet styringsredskab, er det risikovurderingen, der i det daglige gør projektlederen i stand til at navigere i det organisatoriske og tekniske farvand, så projektet får den lettest mulige gang på jorden - men ikke dermed nødvendigvis en let gang! Risici skal naturligvis så vidt muligt undgås, men nogle gange kan det være nødvendigt for et projekt at gå ind i nogle risici med åben pande og forberede sig på mødet med f.eks. tekniske udfordringer, modvillige medarbejdere eller kommunikationsmæssige udfordringer, vel vidende, at man både kan forebygge og efterfølgende reparere på områder, hvor risici er realiseret.
Både business cases og risikovurderinger understøtter derved i øvrigt mit personlige motto:
“Intet slår god forberedelse!” :o)
