Gevinster

Med Amfora høster I nogle helt konkrete gevinster:

Få bedre overblik over projektporteføljen

Bedre overblik giver mulighed for at handle hurtigt og præcist. Hvis et projekt bliver forsinket, er det let at se, hvilke konsekvenser, det vil have for den øvrige portefølje. Kommer der et projekt med førsteprioritet ind fra siden, er det ligeledes lettere at få det placeret ind i porteføljen og overskue konsekvenserne. Amfora giver bedre overblik gennem oversigter over rammebudgetter, ressourceforbrug, tidsplaner og status for projekterne – samt mulighed for at parallelforskyde projekter med nogle få museklik.

Erik Borgensgaard, Dansk Politi:
“… investeringsplanlægning med hidtil uset klarhed”
“… har effektiviseret vores beslutningsprocesser”
“… har skabt øjeblikkeligt overblik”

Amfora er nu en integreret del af Dansk Politis it-porteføljestyring

Identificér projekter i vanskeligheder – hurtigt

Med statusrapporter, der trækker på data om økonomi, ressourcer, risici, opgaver og fremdrift, er det let at tage temperaturen på projekterne i porteføljen. Når nøgleoplysninger fra statusrapporterne desuden er samlet i overskuelige oversigter med mulighed for ét-kliks drill-down til konkrete data, er det muligt at reagere hurtigt, hvis noget ikke kører optimalt. De fleste organisationer kan spare tid og penge ved at få rettet op på eller eventuelt helt standse projekter i tide.

Få mere retvisende investeringsplaner

Når der skal udarbejdes investeringsplaner, er det kritiske spørgsmål, hvordan projekterne skal prioriteres. Denne prioritering handler først og fremmest om væsentligheden af de forretningsmæssige mål, projekterne skal understøtte. Men for at en investeringsplan kan være retvisende og realistisk, skal andre faktorer også indregnes. Hvornår vil det f.eks. være muligt at skaffe den nødvendige finansiering eller de nødvendige medarbejdere til projekterne?

Amfora bidrager til dette med oversigter over ressourcerne i organisationen fordelt på f.eks. kapacitet, hvor meget ressourcerne allerede er allokeret, og hvor mange timer, de derudover er ønsket. Desuden har Amfora indbygget oversigter over den økonomiske udvikling på både projektniveau og porteføljeniveau.

Få hurtigere beslutningsprocesser

Alt for meget projektledertid går ofte med at skaffe ressourcer, rapportere afvigelser og forberede mødemateriale, der mere handler om procedure, end om indholdet i projektet. I Amfora er alt dette automatiseret. Opretter projektlederen et ressourceønske, er det straks synligt der, hvor beslutningerne om tildeling skal træffes. Også sagsgangen ved sager af procesmæssig karakter er automatiseret. Projektlederen kan blot hejse et flag i sit rum, og straks er sagen på dagsordenen til næste møde i det relevante forum.

Undgå overbookinger og dobbeltbookinger

Overbookinger og dobbeltbookinger kan forsinke eller helt kuldsejle projekter, og kan sætte et ødelæggende pres på nøglemedarbejderne. Ved at have fuldt overblik over anmodninger om ressourcer og faktiske allokeringer får organisationen langt bedre mulighed for at disponere de kritiske ressourcer effektivt, og samtidig synliggøres en manko. Dette giver projekter, der er lettere at planlægge og gennemføre, og nøglemedarbejdere, der har mulighed for at være mere produktive og fokuserede, når de er ’på’.

Få et klart og entydigt grundlag for dialogen

Fælles vidensgrundlag og gennemsigtighed i alle aspekter af porteføljestyringen giver et godt grundlag for dialogen i organisationen. Amforas oversigter, statusrapporter, planer og rapporter er med til at sikre, at de forskellige interessenter ikke sidder med forskellige udgangspunkter, når de vigtige beslutninger skal træffes. Dermed kan drøftelserne blive fokuserede og relevante, og vejen fra analyse til beslutning kortere.

Få mere realistiske projektplaner

Når projektlederen kan se, hvornår f.eks. nødvendige ressourcer kan være tilstede, og hvornår bevillingsgrundlaget kan være på plads, er det langt lettere at lægge realistiske projektplaner. Så kan projektlederen og projektteamet fokusere på det indholdsmæssige i projektet i stedet for proces og procedure. Bedre planer giver færre overraskelser, når først arbejdet går i gang.

Hvilke konkrete gevinster Amfora kan sikre, afhænger både af organisationens modenhed med hensyn til projekt- og porteføljestyring og af, hvordan arbejdet er tilrettelagt i praksis. PACTOR kan gennemføre en analyse, der kan afdække både udfordringerne og de potentielle gevinster, der kan komme ud af en implementering af Amfora, og hjælper naturligvis gerne med at realisere gevinsterne efterfølgende.

Kontakt PACTOR for et uforpligtende møde om, hvordan Amfora kan hjælpe med at skabe gevinster i projekt– og porteføljestyringen hos dig.