Opgavestyring

Alle organisationer har aktiviteter, der ligger mellem standardoperationer og egentlige projekter. De er ofte en udfordring at styre, når det gælder omkostninger og ressourceforbrug. Med Amforas selvstændige opgavemodul får I et simpelt redskab til at styre den slags aktiviteter. Vi kalder dem for opgaver.

Overblik

I opgaverummet har brugerne altid det fulde overblik over de aktuelle opgaver. Opgaverne kan fordeles på organisatoriske enheder, ansvarlige enkeltpersoner, større systemreleases – eller hvad man nu synes, er hensigtsmæssigt. Eller de kan holdes samlet i ét fælles overblik.

Samtidig er det muligt at udtrække rapporter over både aktive og afsluttede opgaver sorteret og filtreret på de dimensioner, der er registreret på opgaverne. Det er derfor muligt at få og fastholde et detaljeret overblik over den aktuelle opgaveportefølje, fremdriften og forbruget.

Multidimensionel

På opgaver kan man nøjes med et absolut minimum af oplysninger. Derudover indeholder Amfora mulighed for at registrere oplysninger om f.eks. indhold, status, ressourceforbrug, forventet og realiseret økonomi, betalere, konteringsoplysninger, relaterede systemer, kunde og kontaktperson. Er dét ikke nok, kan man også vælge at tilknytte dokumenter og skrive noter til opgaverne.

Aktiv understøttelse af beslutningsprocessen

Opgaver og projekter ’stjæler’ ofte af de samme knappe ressourcer i organisationen – både menneskelige og økonomiske. Derfor kan det være nødvendigt at behandle især større opgaver eller puljer af logisk sammenhængende opgaver i samme arbejdsgang som projekterne. Beslutninger om, hvem der skal løse opgaven, hvor mange timer og penge, der kan afsættes, og hvornår opgaven kan gå i gang, kan med fordel træffes i samme gruppe, som vedligeholder projektporteføljen.

Derfor har Amfora indbygget muligheden for at sætte den enkelte opgave på den digitale dagsorden – kaldet staffingmødet. Med få tastetryk kan gruppen få præcist overblik over, hvad opgaven går ud på og hvordan ressourcesituationen i den relevante enhed ser ud.  Hvis opgaven senere viser sig at have karakter af et projekt, kræver det blot ét tastetryk, så indsættes opgavens stamoplysninger i stambladet for et nyt projekt. Den oprindelige opgave låses, så der ikke kan redigeres mere i oplysningerne, og flaget ’overført til projekt’ vises. Dermed er der ingen risiko for, at andre begynder at arbejde videre på en opgave, der én gang er blevet til et projekt.

Amforas opgavemodul kan implementeres selvstændigt oven på Amforas kerne. Dermed bliver det muligt at starte småt og gradvist udvide Amfora i takt med, at organisationen ønsker at tage stadigt mere af porteføljestyringen i brug.