Professionshøjskolerne i Danmark – studieadministrativt IT-system

Det studieadministrative system er et af de mest centrale systemer på enhver uddannelsesinstitution – ikke mindst de videregående, der ofte har mange studerende at holde styr på. Langt de fleste uddannelser er desuden helt afhængige af de studerendes præstationer for at sikre det nødvendige økonomiske grundlag.

I en årrække har Undervisningsministeriet, siden Uddannelses- og Forskningsministeriet, udviklet og drevet det studieadministrative system SIS til bl.a. professionshøjskolerne. Systemet er efterhånden af en vis alder og mange har gennem tiden udtrykt utilfredshed med manglende kontroller i løsningen, tunge arbejdsgange og – delvist som følge her – en stor medarbejderomkostning til området.

Over en periode på tre år stod PACTOR derfor for en omfattende analyse af perspektiverne i dels at udskifte SIS med universiteternes system STADS, dels at modernisere SIS. Undervejs blev der holdt adskillige workshops, udarbejdet visionsnotater, gennemført interviews, foretaget scenarieberegninger og meget andet. Processen gav Undervisnings- og Forskningsministeriet samt professionshøjskoler, erhvervsakademier og maritime uddannelsesinstitutioner et godt grundlag til at drøfte vejen frem for den studieadministrative systemunderstøttelse.

Det første projekt var tilrettelagt i et antal spor/perspektiver:

 

 

 

 

 

 

 

Arbejdet mundede ud i fire scenarier. De to kunne relativt let affærdiges – en uændret videreførelse af SIS og en overgang til det STADS ‘as is’. De to resterende scenarier bad det daværende Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser derefter PACTOR om at regne nærmere på. Dette blev gjort i den såkaldte ‘scenarievurdering’ – et arbejde, der i flg. sit mandat ikke måtte involvere uddannelsesinstitutionerne, og som derfor var helt afhængig af PACTORs indsigt i systemerne, i it-udvikling generelt, i service-enabling og i professionshøjskolernes studieadministrative processer.

Efter en god modtagelse af begge rapporter i ministerium såvel som på uddannelsesinstitutioner, valgte ministeriet at følge op med et tredje projekt, som skulle udvide scopet for it-understøttelsen til også at omfatte erhvervsakademier og maritime uddannelsesinstitutioner. Dermed blev antallet af berørte institutioner mere end firedoblet – og kompleksiteten så godt og vel ligeså. Det tredje projekt skulle afdække de væsentligste ønsker og krav til et revideret studieadministrativt system – i daglig tale blot omtalt som nyt SIS.

Arbejdsprocessen blev konkret illustreret således:

Resultatet blev et katalog af ønsker og krav fra institutionerne, relateret til de eksisterende muligheder i SIS såvel som udtryk for nytænkning uden for det eksisterende systems rammer. Desuden udviklede PACTOR som en del af leverancen en meget velmodtaget målarkitektur for en kommende løsning, der baserer sig på modulisering og mulighed for integration af 3. parts værktøjer for at tilgodese den meget store diversitet i den samlede gruppe af uddannelsesinstitutioner.

PACTOR har i løbet af de tre projekter demonstreret evner til at arbejde visionært og kreativt, men også konkret, teknisk og økonomisk – alt sammen med en tæt inddragelse af brugere og hensyntagen til politiske og økonomiske rammer. PACTOR har kunnet stille det samme team til rådighed for alle tre projekter, og der har derfor kunnet arbejdes ud fra en kontinuert voksende indsigt, der i forvejen kunne hvilke på PACTORs store kendskab til sektoren, studieadministration og store, komplekse it-systemer. En fastholdelse af PACTOR som leverandør hen over den samlede periode vidner om kundens tilfredshed med samarbejdet og de færdige produkter.