Styringsmodeller

Hvordan styrer man egentlig en projektportefølje? Det er der ikke kun ét rigtigt svar på. Derfor kan Amfora understøtte flere forskellige styringsmodeller – alt efter, hvordan de enkelte komponenter i Amfora anvendes i praksis. Nogle fællestræk er der dog – bl.a. det overhovedet at tale om en portefølje, og ikke bare et ’bundt’ af projekter. Mange elementer i Amfora har hentet inspiration fra P3M3-modellen, som er fuldt integreret med PRINCE2.

Minimumskrav

Minimumskrav til styringsmodellen er, at der er formuleret principper for, hvem, der tager stilling til fordelingen af økonomi og medarbejderressourcer, og hvem, der har ret til at prioritere projekter og placere dem i en udviklingsplan.

Men ud over at fastlægge, hvem der kan træffe beslutninger, er det også vigtigt at afklare, på hvilket grundlag, beslutningerne skal træffes. Anvender man en projektstyringsmodel som PRINCE2, er en stor del af grundlaget givet på forhånd, idet udarbejdelse af business cases, projektinitieringsdokumenter, risikovurderinger osv. er faste leverancer fra projektet til den overliggende styringsstruktur. Ingen af disse leverancer er krævede i Amfora, men flere er understøttet af projektnære værktøjer.

Ressourcer og bevillinger

Fordelingen af ressourcer og bevillinger kan ske ét sted eller flere forskellige steder. F.eks. kan økonomien fastlægges i en direktion eller i et koordinationsforum (f.eks. et it-udvalg), mens medarbejderressourcer typisk er et anliggende for afdelingsledere, kontorchefer eller andre linjeledere. Derfor understøtter Amfora separat behandling af de to områder.

Et ressourceønske kan have forskellige tilstande i Amfora. Det afspejler, at der kan være forskellige måder at håndtere ressourcetildelinger på – fra trelagsmodeller med anmodning, indstilling og godkendelse, til blot og bar reservation. Da medarbejderressourcer er noget af det vanskeligste at håndtere i en portefølje, er det også det, der er gjort mest ud af i Amfora.

Investeringsplanlægning

Når rammebudgetterne til projekterne og de tildelte ressourcer summeres og betragtes over en længere tidshorisont, begynder konturerne af en egentlig investeringsplan at tegne sig. Det understøtter Amfora bl.a. ved at tilbyde overblik over efterspørgsel og kapacitet på ressourcerne og de afsatte midler til projekter, fordelt efter type, organisatorisk tilhør osv. På den måde er det muligt at isolere de allervigtigste projekter og se, om de ligger, ’hvor de skal’ i porteføljen, før øvrige projekter placeres i planen.

I Amfora har projektejerne et særligt ’kontrolpanel’, hvor alle projekters aktuelle tilstand og forventede start- og slutdatoer kan ses i ét overblik. Her kan projektejerne tjekke stamoplysningerne og starte og afslutte projekter, der er klar til det. Dette kan imidlertid også gøres af porteføljemanageren eller en anden funktion med koordinationsopgaver, hvis det passer bedre ind i måden at arbejde med porteføljen på.

I Amfora er der med andre ord ikke én rigtig styringsmodel, som skal presses ned over organisationen. Med Amfora er det systemet, der tilpasser sig styringsmodellen—ikke omvendt.